Premium-Zigarren · E-Commerce
Laufend seit Dezember 2025Vier Abläufe verbinden. Der Marke mehr Raum geben.
Arthova verband Rechnungen, Lager, Produktionsplanung und Kundenkommunikation in einem KI-gestützten Backoffice. Die modellierte Entlastung liegt bei rund 6 Stunden pro Woche; die Abläufe bleiben unter der Kontrolle des Inhabers.
Beweisführung: gemessen = im Betrieb gezählt oder beobachtet · berechnet = aus bestätigten Eingaben gerechnet · modelliert = konservative Modellrechnung mit Annahmen · geplant = Zielzustand, noch nicht realisiert.
Vier administrative Kernprozesse sind erfasst. ~6 Stunden pro Woche sind ein modellierter Zeitwert aus der Schätzung des Inhabers.
- Kunde
- Leopardo Negro — Premium Cigars (Schweiz)
- Bereich
- Premium-Zigarren, E-Commerce, Direktvertrieb
- Struktur
- Einzelunternehmer — Produktion, Verkauf, Logistik, Marke in einer Hand
- Projekt
- Backoffice-Automatisierung: Rechnungen, Lager, Produktion, Kundenkommunikation
- Dauer
- Seit Dezember 2025 (laufend)
- Wirkung
- Modellierte Entlastung: ~6h/Woche; professionalisierte Prozessemodelliert
Ausgangslage
Leopardo Negro ist eine Schweizer Premium-Zigarrenmarke mit eigenem E-Commerce und Direktvertrieb. Der Einzelunternehmer führt das Unternehmen allein — von der Produktion über den Vertrieb bis zur Buchhaltung. Geschätzt 6 Stunden pro Woche flossen in administrative Aufgaben, die ihn von Markenaufbau, Produktentwicklung und Vertrieb abhielten.
Rechnungsstellung von Hand
Jede Rechnung manuell erstellt, 10–15 Minuten pro Stück. Bei steigender Bestellfrequenz ein zeitfressendes Ritual.
Lager in Excel
Fehleranfällig, keine Echtzeit-Übersicht über Bestände. Fehl- und Überbestände als Folge.
Produktion nach Bauchgefühl
Kein datengestützter Prozess. Produktion und Nachfrage waren nicht synchronisiert.
Kundenkommunikation ohne System
Jede E-Mail, jede Auftragsbestätigung, jede Rückmeldung manuell. Keine Vorlagen, kein Follow-up.
Das System
Arthova implementierte ein integriertes, KI-gestütztes Backoffice-System, das die vier administrativen Kernbereiche automatisiert — ohne den laufenden Betrieb zu unterbrechen. Wichtig: Die Zigarren werden weiterhin von Hand gefertigt. Automatisiert wurde ausschliesslich die Administration — nicht das Produkt.
Automatisierte Rechnungsstellung
Rechnungen werden auf Basis der Bestelldaten automatisch generiert: korrekt formatiert, steuerkonform, in Sekunden statt Minuten.
Intelligente Lagerverwaltung
Automatische Bestandsübersicht mit Mindestbestand-Warnungen und Prognosen auf Basis der Verkaufsdaten.
Datengestützte Produktionsplanung
Verkaufsdaten und Lagerbestände werden automatisch ausgewertet — für Produktionszyklen, die der Nachfrage folgen statt dem Bauchgefühl.
Strukturierte Kundenkommunikation
Auftragsbestätigungen, Versandbenachrichtigungen und Follow-ups laufen automatisiert: professionell, konsistent, ohne manuellen Aufwand.
Rechnungsstellung von Hand
Automatisierte Rechnungsstellung
Automatisiert, Sekunden
Wirkung
| Vorher | Nachher | |
|---|---|---|
| Rechnungsstellung | Manuell, je 10–15 Min. | Automatisiert, Sekunden |
| Lagerverwaltung | Excel, fehleranfällig | Echtzeit, automatisiert |
| Produktionsplanung | Bauchgefühl | Datengestützt |
| Kundenkommunikation | Jede E-Mail einzeln | Automatisiert, konsistent |
| Fehlbestände | Regelmässig | Weniger Fehlbestände (laut Inhaber) |
| Kundenservice | Reaktiv, langsam | Proaktiv, strukturiert |
Wertrechnung
- Rechnungsstellung
- ~2h pro Wochemodelliert
- Lagerverwaltung
- ~1,5h pro Wochemodelliert
- Produktionsplanung
- ~1h pro Wochemodelliert
- Kundenkommunikation
- ~1,5h pro Wochemodelliert
- Eingesparte Stunden pro Jahr
- ~312 Stunden (6h × 52 Wochen)modelliert
- Konservativer Arbeitswert (CHF 60/h)
- ~CHF 18'720 pro Jahrmodelliert
Der Stundensatz basiert auf dem Arbeitswert eines Kleinunternehmers in der Schweiz — jede freigesparte Stunde ist Zeit für wertschöpfende Arbeit statt Administration.
Herleitung ansehen — so ist gerechnet
Die ~6h/Woche verteilen sich auf vier Prozesse: Rechnungsstellung ~2h, Lagerverwaltung ~1,5h, Produktionsplanung ~1h, Kundenkommunikation ~1,5h — eine Schätzung des Inhabers nach den ersten zwei Monaten Betrieb. ~6h × 52 Wochen = ~312h/Jahr × CHF 60/h ≈ CHF 18'720/Jahr, konservativ gerechnet (Opportunitätskosten).
Ich habe das Unternehmen allein geführt — und jede Woche Stunden mit Rechnungen, Lager und E-Mails verloren. Seit das Backoffice automatisiert ist, habe ich diese Zeit zurück. Für die Marke, fürs Produkt, für das, was zählt. Das System läuft, ich muss nicht mehr daran denken.
Was wir daraus mitnehmen
Vier schlanke Abläufe statt neuer Unternehmenssoftware
Rechnungen, Lager, Produktionsplanung und Kundenkommunikation wurden verbunden, ohne einen Plattformwechsel oder monatelanges Rollout.
Rechnungen, Lager und Planung binden die Inhaberzeit
Diese internen Abläufe summierten sich auf rund sechs Stunden pro Woche. Ihre Automatisierung schafft Kapazität für Produkt und Kundenarbeit.
Daten schlagen Bauchgefühl
Von «ich glaube, wir brauchen mehr» zu «die Daten zeigen: 200 Stück in 3 Wochen» — das verändert die Entscheidungsqualität grundlegend.
Automatisierung ersetzt nicht das Handwerk
Die Zigarren werden weiterhin von Hand gefertigt. KI ersetzt nicht das Produkt — sie befreit die Zeit dafür.
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