Non-Profit · Pro bono
Laufend seit Dezember 2025~575 Stunden pro Jahr eingespart: eine Stiftung vollständig digital aufgesetzt — pro bono
Ein 3-Personen-Team, das in Excel und manuellen Prozessen feststeckte — transformiert in eine digital aufgestellte Organisation mit automatisiertem Spender-CRM und skalierbarer Infrastruktur. Pro bono: weil wir können und weil es richtig ist.
Beweisführung: gemessen = im Betrieb gezählt oder beobachtet · berechnet = aus bestätigten Eingaben gerechnet · modelliert = konservative Modellrechnung mit Annahmen · geplant = Zielzustand, noch nicht realisiert.
- Organisation
- Schweizer Stiftung (anonymisiert)
- Bereich
- Gemeinnützig / Non-Profit
- Teamgrösse
- 3 Personen
- Projekt
- Digitale Grundstruktur, Spender-CRM, Dokumenten-Setup, Wissens-Chatbot
- Dauer
- Seit Dezember 2025 (laufend)
- Modell
- Pro bono — keine Projektkosten (nur Infrastruktur- & Toolkosten)
- Wirkung
- Stiftung vollständig digital aufgesetzt
- Referenz
- Anonymisiert auf Wunsch der Stiftung
Ausgangslage
Die Stiftung wurde von einem kleinen Team aus 3 Personen geführt. Alle Prozesse waren manuell organisiert. Was als überschaubar begann, wurde mit wachsender Spenderbasis zum operativen Engpass: Die Stiftung konnte nicht wachsen, weil die Administration das Team blockierte — mehr Spender hätte mehr Arbeit bedeutet.
Spenderverwaltung in Excel
Keine Automatisierung, keine Historisierung, kein schneller Zugriff auf Spenderprofile. Allein die Spendenverarbeitung band ~16 Stunden pro Monat.
Alles von Hand
Jede Spendenbestätigung, jedes Zertifikat, jedes Dankesschreiben wurde einzeln erstellt und versendet.
Wissen an Personen gebunden
Keine zentrale Ablage, keine Standards, keine Vorlagen. Fiel eine Person aus, fehlte das Wissen.
Kein systematisches Fundraising
Keine regelmässige Kommunikation mit Spendern, keine Reaktivierung, kein planbares Wachstum.
Das System
Arthova implementierte eine vollständige digitale Basis — nicht ein einzelnes Tool, sondern ein zusammenhängendes System, das alle administrativen Kernprozesse abdeckt. Pro bono, mit derselben Sorgfalt wie jedes zahlende Projekt.
Spender-CRM mit automatischem Eintrag
Jede eingehende Spende wird automatisch erfasst: Spenderprofile, Historie, Kommunikationsverlauf — zentral und sofort verfügbar.
Automatisierte Zertifikate & Dankesbriefe
Spendenbestätigungen, steuerrelevante Zertifikate und Dankesschreiben werden automatisch generiert und versendet.
Spenderaktivierung
Strukturierte Kommunikationsflüsse für Kampagnen, regelmässige Updates und automatisierte Reaktivierung inaktiver Spender.
Wissensbasis als Chatbot
Ein dokumentenbasierter Chatbot mit Zugriff auf Statuten, Reglemente und Vorlagen. Wissen ist nicht mehr an einzelne Personen gebunden.
Teamfreigabe und Audit-Trail
Kritische Schritte werden dem Team zur Bestätigung vorgelegt, jede Spende hat einen vollständigen Audit-Trail. Kontrolle ist nicht verhandelbar.
Wirkung
Basis: ~15–20 Spenden pro Monat, ~100 aktive Spender.
| Vorher | Nachher | |
|---|---|---|
| Administrativer Aufwand | Manuell, kapazitätsbindend | ~70–75% reduziert |
| Spendenverarbeitung | ~16h pro Monat | ~3h pro Monat |
| Zertifikate & Bestätigungen | Manuell, einzeln | −90% Zeitaufwand |
| Datenpflege | Manuell, fehleranfällig | −65% Aufwand |
| Verarbeitungskapazität | ~100 Spender | 500+ Spender ohne Mehraufwand |
| Fundraising-Kampagnen | Ad-hoc, selten | Regelmässig möglich |
Wertrechnung
- Eingesparte Stunden pro Jahr
- ~575 Stunden (~48h × 12 Monate)modelliert
- Arbeitswert (CHF 35–40/h)
- CHF 20'000–23'000 pro Jahrmodelliert
- Projektkosten für die Stiftung
- CHF 0gemessen
- Laufende Kosten
- Nur Tool-Abosmodelliert
Der eigentliche Wert liegt nicht in den CHF-Zahlen, sondern in der freigesetzten Kapazität: ~48 zusätzliche Stunden pro Monat, die das Team jetzt für den eigentlichen Stiftungszweck einsetzt.
Herleitung ansehen — so ist gerechnet
Die ~48h/Monat setzen sich aus acht Verwaltungsprozessen zusammen: Spendenverarbeitung ~13h, Zertifikate & Bestätigungen ~5h, Datenpflege ~7h, Korrespondenz & Dankesschreiben ~7h, Dokumentensuche & -erstellung ~4h, Spenderanfragen & Sachspenden ~5h, Vor-Ort-Koordination ~4h, Diverses ~3h. Basis: 15–20 Spenden pro Monat, ~100 aktive Spender. ~48h × 12 Monate ≈ 575h/Jahr, bewertet mit CHF 35–40/h Arbeitswert im Non-Profit-Sektor ergibt CHF 20'000–23'000 — konservative Modellrechnung.
Was wir daraus mitnehmen
Administration ist das versteckte Problem
Kleine Non-Profits scheitern selten am guten Willen — sie scheitern an operativer Kapazität. Wer die Administration löst, löst das Wachstumsproblem.
Ein gemeinsamer Datenstand reduziert Doppelarbeit
CRM, automatisierte Korrespondenz und strukturierte Ablage greifen auf denselben Datensatz zu. Das reduziert Suche, Mehrfacheingaben und widersprüchliche Versionen.
Freigaben bleiben beim Team
Bei kritischen Schritten bestätigt eine benannte Person den Vorgang. Jede Spende behält einen Audit-Trail, und das Team kann den Ablauf jederzeit anhalten.
Pro bono heisst nicht zweite Klasse
Dieses Projekt erhielt dieselbe Sorgfalt und dieselbe Technologie wie jedes zahlende Projekt. KI sollte nicht nur den Stärksten zugänglich sein — darum reservieren wir bewusst einen Teil unserer Kapazität für gemeinnützige Organisationen.
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