Vorher messen: Was Ihre Automatisierung wirklich verändern soll
Ein Messprotokoll für Bearbeitungszeit, Wartezeit und Ausnahmen – mit Rechenbeispiel und CSV-Vorlage für Ihre Ausgangslage.
Trennen Sie aktive Arbeit, Wartezeit und Nacharbeit, bevor Sie einen Nutzen hochrechnen.
CSV herunterladenDrei Zeiten, drei unterschiedliche Entscheidungen
Eine Anfrage kann zwei Stunden liegen, obwohl jemand nur acht Minuten daran arbeitet. Wer die gesamte Durchlaufzeit als Personalaufwand behandelt, überschätzt die freisetzbare Kapazität. Wer nur aktive Minuten betrachtet, übersieht möglicherweise lange Wartezeiten für Kunden.
Tabelle – bei Bedarf seitlich scrollen
| Grösse | So erfassen Sie sie | Wofür Sie sie brauchen |
|---|---|---|
| Aktive Zeit | Tatsächliche Arbeit aller Beteiligten am Fall, inklusive Nacharbeit | Kapazität und Bearbeitungsaufwand |
| Wartezeit | Zeit ohne aktive Bearbeitung zwischen den Schritten | Übergaben und Reaktionsgeschwindigkeit |
| Nacharbeit | Korrekturen separat kennzeichnen; bereits in aktiver Zeit enthalten | Qualitätsprobleme erkennen, nicht doppelt zählen |
Beginnen Sie mit dem CSV-Messprotokoll. Nutzen Sie pseudonyme Fallkennungen statt Kundennamen. Leere Zeitfelder bedeuten «noch nicht gemessen»; tragen Sie nur für beobachtete null Minuten eine 0 ein.
Warum der Durchschnitt allein zu wenig erzählt
Das folgende Rechenbeispiel ist frei konstruiert: fünf Fälle benötigen 6, 8, 9, 12 und 45 aktive Minuten, insgesamt 80 Minuten. Der lange Fall ist als Ausnahme zu untersuchen. Er darf nicht einfach aus der Rechnung verschwinden.
Ein Datensatz – drei unterschiedliche Aussagen
16 Min.
Arithmetischer Mittelwert
80 aktive Minuten geteilt durch 5 Fälle. Der lange Fall beeinflusst den Mittelwert.
9 Min.
Median
Der mittlere Wert der sortierten Beobachtungen: 6, 8, 9, 12, 45.
45 Min.
Längster beobachteter Fall
Ein Hinweis auf eine Ausnahme; keine Aussage über alle künftigen Fälle.
Die Begriffe Mittelwert und Median folgen den NIST-Definitionen. Fünf konstruierte Fälle sind keine repräsentative Stichprobe und keine Arthova-Projektdaten. Für Ihre Planung brauchen Sie eine Auswahl, die normale Fälle, Rückfragen und relevante Ausnahmen umfasst.
Ein überschaubarer Start für Ihr Messprotokoll
Vom ersten Eintrag zur belastbaren Ausgangslage
Grenze festlegen
Definieren Sie Start und Ende des Ablaufs. Vereinbaren Sie, welche Personen und Korrekturen zur aktiven Zeit gehören.
Ihr ErgebnisEine einheitliche Messregel für alle Beteiligten.
Beobachtungen sammeln
Erfassen Sie Fälle während einer normalen Arbeitsperiode. Fünf Arbeitstage können ein Start sein; seltene oder saisonale Abläufe brauchen einen anderen Zeitraum. Notieren Sie auch fehlende Messwerte.
Ihr ErgebnisEin Protokoll mit Fallzahl, Zeitraum und erkennbaren Lücken.
Ausnahmen erklären
Prüfen Sie lange Fälle, manuelle Übergaben und fehlerhafte Ergebnisse. Halten Sie den Grund fest, statt unbequeme Werte zu löschen.
Ihr ErgebnisEine getrennte Sicht auf Normalfälle und Ausnahmen.
Vergleich vereinbaren
Nutzen Sie dieselbe Prozessgrenze und vergleichbare Fallarten für einen späteren Vorher-nachher-Vergleich. Kontrollieren Sie Qualität und Nacharbeit mit.
Ihr ErgebnisEine Baseline, die auch nach der Umsetzung noch vergleichbar ist.
Erst danach den Nutzen modellieren
Übertragen Sie gemessene aktive Zeit und realistisches Volumen in den Kapazitätsrechner. Wartezeit wird nicht zu eingesparter Arbeitszeit. Rechnen Sie Nacharbeit nicht zweimal und kennzeichnen Sie Werte, die weiter geschätzt sind.
Im Projekt Leopardo sind die rund sechs Stunden pro Woche als modellierte Entlastung aus einer Inhaberschätzung eingeordnet. Sie ersetzen keine eigene Baseline. Ob freigesetzte Kapazität tatsächlich zu weniger Kosten, mehr Leistung oder kürzeren Reaktionszeiten führt, muss der spätere Betrieb zeigen.
Arbeitshilfe herunterladen
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Quellen & Einordnung
Die Arbeitsvorlage ist eine redaktionelle Ableitung von Arthova. Externe Quellen und eigene Projektnachweise sind getrennt verlinkt.
Zum dokumentierten ProjektBringen Sie einen konkreten Ablauf mit.
Wir besprechen, was sich sinnvoll automatisieren lässt, welche Angaben fehlen und wie Sie die Wirkung prüfen können.
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