Regeln vor KI: Die Regelkarte für einen belastbaren Prozess

Die Entscheidung kommt vor dem Modell

Ein automatisierter Ablauf wird belastbar, wenn Eingaben, Regeln, erlaubte Aktionen und Ausnahmen feststehen. Anthropic empfiehlt, mit einfachen Systemen und umfassender Evaluation zu beginnen und Komplexität erst hinzuzufügen, wenn sie einen klaren Zweck erfüllt.

Das ist für Geschäftsprozesse eine praktische Reihenfolge: zuerst die Entscheidung beschreiben, dann die wiederholbaren Teile automatisieren. Die Vorlage Regelkarte herunterladen hilft dabei.

Hofmann als konkretes Beispiel

Beim Hofmann-Prozess wählt eine interessierte Person einen Service, erfasst Einsatzdetails, lässt die Distanz berechnen, sieht Zuschläge und erhält eine Offerte. Die Automatisierung ist dadurch erklärbar: Jeder Schritt hat eine Eingabe, eine Regel und eine Ausgabe.

Im Fallmaterial sind 38 qualifizierte Anfragen in 7,5 Wochen, 21 von 38 Eingängen ausserhalb der Bürozeiten und eine Laufzeit unter 60 Sekunden ausgewiesen. Die circa 25 Minuten manuelle Baseline sind geschätzt. Die Conversion und der daraus berechnete Netto-Vorteil sind modelliert beziehungsweise noch offen; sie werden in diesem Text nicht als gemessener Umsatz dargestellt. Eine menschliche Bearbeitungszeit wird aus der Laufzeit nicht abgeleitet.

Ihre Regelkarte

Füllen Sie die Felder in dieser Reihenfolge aus:

1. Startsignal: Was löst den Ablauf aus? Welche Daten liegen zu diesem Zeitpunkt vor?
2. Pflichtfelder: Welche Angaben müssen vorhanden sein, bevor eine Entscheidung möglich ist?
3. Entscheidungsregeln: Formulieren Sie drei Regeln im Muster «Wenn ..., dann ...».
4. Erlaubte Ausgabe: Was darf das System selbst bestätigen, berechnen oder versenden?
5. Stop-Kriterium: Bei welcher Eingabe wird nicht geraten, sondern an eine Person übergeben?
6. Messung: Welche Kennzahl zeigt, ob der Ablauf funktioniert? Legen Sie Baseline und Zeitraum fest.

Ein Beispiel für eine Regel lautet: «Wenn die Einsatzdetails vollständig sind und der Zuschlag einer dokumentierten Preisregel entspricht, darf eine Offerte erzeugt werden.» Ein Gegenbeispiel lautet: «Wenn die Distanz ausserhalb des definierten Bereichs liegt, stoppt der Ablauf und übergibt an eine Person.»

Konkretes Grenztest-Beispiel

Wenn die aktuelle Preisregel einen Nachtzuschlag von 22:00 bis 06:00 und die ersten 20 km ohne Wegkosten vorsieht, gehören die vier Zeitpunkte 21:59, 22:00, 05:59 und 06:00 sowie 19 km, 20 km und 21 km in das Testregister. Das ist ein vorgeschlagener Grenztest, kein Ergebnisbericht. Vor der Ausführung muss die verantwortliche Person die aktuelle Regelversion bestätigen.

Der Test vor dem Go-live

Nehmen Sie mindestens einen normalen und einen unvollständigen Fall. Für beide müssen Sie die erwartete Ausgabe vorher aufschreiben. Bei einem Offertenprozess gehören Tages-, Nacht- und Sonntagsanfragen ebenso dazu wie fehlende Einsatzdetails und ein Fall ausserhalb des normalen Distanzbereichs.

Bewerten Sie danach vier Dinge getrennt: Zeit bis zur Ausgabe, Vollständigkeit der gespeicherten Daten, Anteil der manuellen Übergaben und spätere Conversion. Eine schnelle Antwort allein beweist keine wirtschaftliche Wirkung.

Was die Karte sichtbar macht

Die Karte trennt die Teile, die sich gut automatisieren lassen, von den Teilen, die Urteilskraft brauchen. Sie zeigt auch, wo ein späteres Modell helfen könnte und wo eine feste Regel genügt. Das reduziert die Versuchung, eine offene Prozessfrage mit einem Modell zu kaschieren.

Arbeitsauftrag: Wählen Sie einen Prozess mit wiederkehrenden Eingaben. Füllen Sie die Regelkarte in 20 Minuten aus. Wenn Sie keine Stop-Regel und keine Messgrösse benennen können, ist der Prozess noch nicht bereit für eine Automatisierung.