Welchen Prozess sollten Sie zuerst automatisieren?
Eine Auswahlmatrix für den ersten Automatisierungskandidaten: wiederholbar, begrenzbar, messbar.
Starten Sie mit dem Prozess, dessen Eingaben, Grenzen und Ergebnis Sie beschreiben können.
Was einen guten Startprozess ausmacht
Der erste Automatisierungskandidat sollte nicht der sichtbarste oder technisch spannendste Prozess sein. Er sollte eine wiederkehrende Entscheidung mit klaren Eingaben, begrenzten Ausnahmen und einer messbaren Ausgabe enthalten. Anthropic empfiehlt, mit der einfachsten passenden Lösung zu beginnen und erst bei nachgewiesenem Bedarf mehr agentische Komplexität einzuführen.
Drei Voraussetzungen, die nicht gegeneinander aufgerechnet werden
Klarer Auftrag
Eine Person trägt die Verantwortung
Benennen Sie Entscheidung, erwartete Ausgabe und die Person für Ausnahmen.
Erlaubte Daten
Eingaben sind verfügbar und nutzbar
Prüfen Sie Zugriff und zulässige Verwendung, bevor der Test startet.
Prüfbare Ausgabe
Richtig und falsch sind unterscheidbar
Legen Sie Soll-Ergebnis und Stop-Regel vor dem ersten Durchlauf fest.
Die Auswahlmatrix
Vergleichen Sie jeden Kandidaten mit drei Zuständen: dokumentiert, unklar oder fehlt. Ein Eintrag «fehlt» ist eine Arbeitsaufgabe, kein Grund für eine optimistischere Einstufung.
Tabelle – bei Bedarf seitlich scrollen
| Kriterium | Dokumentiert | Unklar | Fehlt |
|---|---|---|---|
| Wiederholung | Volumen und Zeitraum bekannt | gelegentliche Fälle | Einzelfall |
| Eingaben | Pflichtfelder vorhanden | Quellen teilweise bekannt | benötigte Daten fehlen |
| Entscheidung | feste Wenn-dann-Regeln | Regeln nur mündlich | freie Entscheidung |
| Ausnahmeweg | Stop-Regel und Zuständigkeit | gelegentliche Übergabe | niemand zuständig |
| Ergebnis | erwartete Ausgabe und Messgrösse | teilweise prüfbar | nicht prüfbar |
| Aufwand | Baseline über kurze Periode gemessen | Aufwand geschätzt | Aufwand unbekannt |
Wählen Sie für die erste Prüfung einen Kandidaten, bei dem Eingaben, Entscheidung, Ausnahmeweg und Ergebnis dokumentiert sind. Zwischen passenden Kandidaten vergleichen Sie Volumen, Aufwand und erwartete Reversibilität anhand Ihrer eigenen Daten. Es gibt keinen universellen Grenzwert.
Harte Stopps
Stoppen Sie, wenn kein Prozessverantwortlicher benannt ist, Pflichtdaten fehlen, eine falsche Ausgabe einen nicht tragbaren Schaden verursachen könnte oder niemand eine Ausnahme übernimmt. Ein hoher möglicher Nutzen hebt diese Stopps nicht auf.
Zwei Fälle, zwei Startpunkte
Hofmann zeigt einen gut begrenzten Anfrageablauf: Service, Einsatzdetails, Distanz, Zuschläge und Offerte. Das Fallmaterial weist 38 Anfragen in 7,5 Wochen, 21 von 38 ausserhalb der Bürozeiten und eine automatische Laufzeit unter 60 Sekunden aus. Diese Nutzung und Laufzeit sind gemessen; die circa 25 Minuten manuelle Baseline ist geschätzt. Der Fall eignet sich als Beispiel für klare Regeln, nicht als allgemeiner Erfolgswert.
Leopardo Negro verbindet vier administrative Abläufe: Rechnungen, Lager, Produktionsplanung und Kundenkommunikation. Die circa sechs Stunden pro Woche sind eine modellierte Entlastung aus der Inhaberschätzung. Der Fall eignet sich, wenn Sie mehrere kleine Abläufe verbinden wollen und den Kapazitätswert getrennt von Umsatz prüfen.
Der erste Testlauf
Beginnen Sie beispielsweise mit zehn zulässigen, möglichst anonymisierten Fällen aus Ihrem Betrieb und ergänzen Sie gezielt fehlende, widersprüchliche und seltene Eingaben. Diese Zahl ist ein Arbeitsstart, kein Nachweis ausreichender Testabdeckung. Schreiben Sie vorab die erwartete Ausgabe auf. Messen Sie Vollständigkeit, Zeit bis zur Ausgabe und Anteil der Übergaben. Bei variablen Antworten wiederholen Sie wichtige Fälle mit derselben Eingabe. Nutzen Sie danach die Regelkarte vor Automatisierung, den Kapazitätsrechner und die Abnahme-Checkliste.
Bevor Sie den Nutzen berechnen, erfassen Sie den heutigen Aufwand im Messprotokoll für Ihre Baseline.
Quellen & Einordnung
Die Arbeitsvorlage ist eine redaktionelle Ableitung von Arthova. Externe Quellen und eigene Projektnachweise sind getrennt verlinkt.
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